Önce kapsamı aynılaştırın
Teklifleri aynı parça numarası, çizim revizyonu, proses sırası, malzeme sınıfı ve üretim miktarı için isteyin. Bir tedarikçi kesim, işleme ve kaplamayı tek fiyatla; diğeri yalnız ilk prosesi fiyatlamış olabilir. Hangi iş adımlarının, malzeme ve sarf kalemlerinin, dış proseslerin, kontrol faaliyetlerinin ve paketlemenin dahil olduğunu satır satır görünür hale getirin. Kapsam eşleşmiyorsa fiyat sıralaması karar için anlamlı değildir.
Teknik dosyada net olmayan noktaları varsayım olarak kaydedin. Tedarikçinin alternatif proses önerisi varsa bunu temel tekliften ayırmasını isteyin. Böylece maliyet farkının daha düşük fiyat mı, farklı teknik çözüm mü, yoksa eksik kapsam mı olduğunu görebilirsiniz. Teklif dönemi içinde çizim veya miktar değişirse eski ve yeni yanıtları aynı sütunda karıştırmayın; değişiklik tarihini ve geçerli revizyonu ayrı izleyin.
Birim ve tek seferlik maliyetleri ayırın
Birim fiyat, kalıp veya aparat, programlama, ilk kurulum, numune, dış işlem ve sevkiyat gibi kalemleri ayrı gösterin. Bir defalık gideri sipariş miktarına bölerek birim fiyata gizlemek, tahmin edilen miktar değiştiğinde maliyet tablosunu bozar. Minimum sipariş, parti büyüklüğü, fiyat geçerlilik süresi ve miktar kırılımı her teklifte aynı formata yazılmalıdır.
Toplam karşılaştırma için hangi dönem ve sipariş miktarını esas aldığınızı belirtin. Bilinmeyen talebi kesin sipariş gibi kullanmayın; düşük, temel ve yüksek talep senaryoları ayrı incelenebilir. Vergi, taşıma, paketleme veya ödeme koşullarını fiyatların içine dahil edip etmediğinizi açıkça yazın. Buradaki amaç bir finansal sonuç tahmini yapmak değil, aynı varsayımlar altında tekliflerin hangi bileşenlerden oluştuğunu karşılaştırmaktır.
Kalite ve teslimat farklarını fiyatın yanında gösterin
Kontrol planı, ölçüm raporu, malzeme belgesi, izlenebilirlik, numune onayı ve uygunsuzluk yanıtı gibi gereksinimleri tüm adaylara aynı şekilde sorun. Bir tedarikçi kapsam dışı bıraktığı kalite işini düşük fiyatla sunuyorsa bu farkı not edin. Talep edilen kayıtların hangi aşamada verileceğini, ek maliyetini ve sorumlusunu netleştirin.
Üretim başlangıcı, aylık kapasite, parti büyüklüğü, termin varsayımı, teslim noktası ve taşıma sorumluluğunu ayrı sütunlarda değerlendirin. Tedarikçiden termin için gerekli çizim onayı, malzeme temini veya müşteri kararı gibi ön koşulları yazmasını isteyin. Gecikme halinde bildirim ve hızlandırma seçenekleri de planlanabilir; bunları garanti edilmiş sonuç gibi değil, tarafların üzerinde anlaşacağı koşullar olarak ele alın.
Fiyat analizinde dayanağı ve karşılaştırma grubunu kaydedin
En düşük fiyatın kendiliğinden en iyi seçenek olduğunu varsaymayın. Fiyat farkını açıklamak için miktar, malzeme, proses, kapasite, kalite kapsamı ve termin varsayımlarını kontrol edin. Bir teklif piyasa seviyesinden belirgin biçimde düşükse eksik satır, yanlış birim, geçerlilik süresi veya sonradan eklenecek maliyet olup olmadığını sorun. Yüksek fiyat için de hangi ek hizmetin veya risk azaltımının dahil olduğunu tedarikçiden açıklamasını isteyin.
FAR 15.404-1 fiyat analiz yaklaşımı, fiyatları karşılaştırırken uygun veri ve tekniklerden yararlanmayı açıklar. Bu kaynak ABD federal alımları içindir; Türkiye'deki özel bir satın alma için hukuki kural değildir. İşe yarayan genel yöntem, teklifleri eşdeğer kapsam ve koşullar üzerinden incelemek, farkları yazılı kaydetmek ve kullanılan dayanakları karar dosyasında tutmaktır.
Belirsizlikleri ve tedarik riskini ayrı puanlayın
Teklif değerlendirmesinde teknik uygunluk, kapasite, kalite kanıtı, termin, iletişim ve maliyet gibi başlıkları önceden tanımlayın. Her başlık için hangi kanıtın yeterli sayılacağını ve hangi durumun açık risk olarak kalacağını belirtin. Ağırlıklar satın alınan parçanın kritikliğine göre değişir; bütün işlere uygulanacak tek bir puan tablosu yoktur. Zorunlu koşulları puanlamadan önce geçer/kalır biçiminde ele almak, kritik bir uygunsuzluğun toplam puan içinde kaybolmasını önler.
ISO 31000:2018 risk yönetimi rehberi, risklerin bağlama göre belirlenip değerlendirilmesi için genel ilkeler sunar. Tedarik kararında bu yaklaşımı kullanırken risk sahibini, olası etkiyi, mevcut kontrolü ve takip tarihini yazın. Olasılık veya etki puanı veriyle desteklenmiyorsa kesin ölçüm gibi sunmayın. Fiyat dışı belirsizlikler için numune, saha ziyareti veya ek belge talebi gibi bir sonraki doğrulama adımını belirleyin.
Karar notunu ve açık soruları koruyun
Karar dosyasında teklif tarihi, geçerlilik süresi, çizim revizyonu, miktar varsayımı, hariç tutulan işler, teknik istisnalar ve açık sorular bulunsun. Tedarikçinin verdiği yanıtla satın alma ekibinin kendi varsayımını birbirine karıştırmayın. Maliyet karşılaştırmasında kullanılan formülü ve hangi kalemlerin dahil edildiğini yazın. Onaydan sonra kapsam değişirse hangi kararın yeniden ele alınacağını bu kayıt üzerinden görebilirsiniz.
Önerilen tedarikçiyi seçerken yalnız toplam puana dayanmayın. Kritik gereksinimleri karşılamayan adayın neden elendiğini, kalan adayların güçlü ve zayıf yönlerini ve hangi belirsizliklerin sözleşme veya ilk numune öncesinde kapanacağını belirtin. Bu kayıt, daha sonra gelen yeni fiyatı, revizyonu veya teslimat değişikliğini aynı ölçütlerle değerlendirmeyi kolaylaştırır.
Dış proses ve alt tedarikçi varsayımlarını görünür kılın
Kaplama, ısıl işlem, boya, ölçüm veya özel paketleme gibi dış prosesler varsa her teklifin bu işleri içerip içermediğini ve hangi tarafın organize edeceğini sorun. Alt tedarikçiye giden işin sevkiyat süresi, lot takibi, kontrol kaydı ve uygunsuzluk halinde geri dönüş süresi toplam termin ve kalite planını etkileyebilir. Bir teklif bu adımları kendi fiyatına dahil ederken diğeri hariç bırakıyorsa, iki toplamı doğrudan karşılaştırmak yanıltıcı olur.
Teklif sahibinden kritik dış proseslerin isimlerini veya en azından proses türünü, lokasyon varsayımını ve tedarikçi değişikliğinde uygulanacak bildirim yöntemini yazmasını isteyin. Gizlilik ya da ticari sır nedeniyle isim paylaşılmıyorsa hangi yeterlilik ve kontrol kanıtının sunulabileceğini netleştirin. Dış proses için sertifika veya ölçüm raporu aranıyorsa hangi ürün, lot ve revizyonla ilişkilendirileceğini önceden tanımlayın. Böylece satın alma ekibi yalnız ana üretim fiyatını değil, teslimat zincirindeki bağımlılıkları ve hangi kayıtların alınacağını da değerlendirebilir.